Konferencia welcome pack ötletek: így lesz egy partnerkonferencia valódi márkaélmény

Egy jól sikerült konferencia nem akkor ér véget, amikor kialszanak a reflektorok és az utolsó speech is befejeződik. A résztvevők még napokkal később is emlékeznek rá – vagy éppen elfelejtik másnapra. Hogy melyik történik, azon gyakran egészen apró részletek múlnak. Ilyen részlet például egy átgondolt welcome csomag.

Az első percekben átadott csomag nem csupán néhány logózott termék gyűjteménye. Ez az első kézzelfogható benyomás a rendezvényről, a vállalatról és a márkáról. Egy jól összeállított csomag segít eligazodni a programban, kényelmesebbé teszi a napot, miközben azt üzeni: "Örülünk, hogy itt vagy."

Ha kíváncsi vagy a legjobb konferencia welcome pack ötletek közül néhányra, mutatunk olyan megoldásokat, amelyek a résztvevőknek és a szervezőknek is emlékezetesebbé teszik az eseményt.

Az első benyomás már a regisztrációnál megszületik

A konferencia hangulatát sokszor nem az első előadó alapozza meg, hanem az első öt perc. Amikor a résztvevő megérkezik, átveszi a névkitűzőjét, kézhez kapja a csomagját, és azonnal érzi, hogy minden részletre odafigyeltek.

Egy igényesen összeállított üdvözlő csomag biztonságot ad. Nem kell keresgélni a programot, jegyzetpapírt vagy tollat, minden kéznél van. Ez különösen fontos üzleti konferenciákon, ahol a professzionális szervezés ugyanúgy hozzátartozik a márka megítéléséhez, mint maga a szakmai tartalom.

Mit érdemes egy konferencia welcome packba tenni?

A legjobb konferenciacsomagok egyszerre praktikusak és emlékezetesek.

Az alapdarabok általában ezek:
 

• konferenciaprogram;
• névkitűző;
• jegyzetfüzet;
• prémium toll;
• kulacs vagy termosz;
• telefonos töltőkábel;
• fertőtlenítő vagy papírzsebkendő;
• energiaszelet vagy ásványvíz.

Ez azonban még csak az alap. Az igazán emlékezetes csomagok mindig tartalmaznak valami váratlant is. Egy személyes üdvözlőkártyát, egy kreatív üzenetet vagy egy apró figyelmességet, amely mosolyt csal a résztvevő arcára.

Ugyanazt kapja mindenki? Nem feltétlenül.

Egy partnerkonferencián általában többféle résztvevő érkezik.

Más igénye van:
 

• az előadóknak;
• a VIP partnereknek;
• az ügyfeleknek;
• a saját munkatársaknak;
• és a sajtó képviselőinek.

Érdemes ezért többféle csomagot kialakítani. A dolgozók például kaphatnak olyan eszközöket, amelyek segítik a napi munkát a rendezvény során, míg a kiemelt partnerek számára prémiumabb ajándékok is helyet kaphatnak.

Ettől a konferencia sokkal személyesebbnek és átgondoltabbnak érződik.

A sales csapatnak egészen másra van szüksége

Egy konferencia nemcsak a hallgatóságról szól. A sales- és account csapat gyakran reggeltől estig tárgyal, kapcsolatot épít, bemutatkozik, prezentál. Számukra érdemes külön összeállítani egy munkacsomagot.
Hasznos lehet például:
 

• elegáns névjegykártyatartó;
• power bank;
• prémium toll;
• laptop-kiegészítők;
• kulacs;
• mappa;
• frissítő kendők;
• energiaszelet.

Minél gördülékenyebb a napjuk, annál magabiztosabban tudják képviselni a vállalatot.

Az egységes márkaélmény a részletekben születik

A legerősebb konferenciákon minden ugyanazt a vizuális világot meséli: a welcome pack, a dekoráció, a prezentáció, a dolgozók öltözete, a roll-upok. Minden ugyanazt az üzenetet erősíti.

Ha a munkatársak egységes megjelenésben fogadják a vendégeket, könnyebb bizalmat építeni és professzionális képet kialakítani.

Ehhez hozzátartozhatnak például logózott ruházati elemek, elegáns kitűzők vagy akár egy igényes nyakpánt rendelés keretében elkészített konferencia-badge-ek is.

Több mint ajándék: a konferenciacsomag mint élmény

Sokan még mindig úgy gondolnak a konferenciacsomagra, mint egy kötelező kellékre, pedig sokkal több lehet ennél. Egy kreatívan összeállított goodie bag beszélgetést indít.

A résztvevők megmutatják egymásnak, fotót készítenek róla, hazaviszik, kiteszik a social-re. Még napokkal később is használják a benne található termékeket. Pont ez teszi értékessé.

Milyen ajándékok maradnak használatban?

A konferenciák után azok a termékek maradnak meg igazán, amelyeknek valódi funkciójuk van.

A legnépszerűbbek közé tartoznak:
 

• kulacsok;
• termoszok;
• noteszek;
• vezeték nélküli töltők;
• laptoptokok;
• vászontáskák;
• prémium tollak;
• irodai rendszerezők;
• vagy akár egy minőségi reklámédesség, amely energiát ad a hosszú előadások között.

Nem az érték számít, hanem az élmény. Egy tudatosan tervezett konferencia ajándék még hónapokkal később is emlékezteti használóját arra, hol kapta. Ez pedig sokkal értékesebb, mint egy egyszer használatos promóciós eszköz.

Gondolkodj komplett konferenciaélményben

A legsikeresebb konferenciák nem különálló elemekből állnak - minden összekapcsolódik. A meghívó, a regisztráció, a  welcome pack, a  helyszín, az előadások, az ajándékok, és az utókommunikáció.

Ha minden ugyanazt az élményt erősíti, a résztvevők nem egyszerű eseményként emlékeznek vissza rá, hanem egy professzionálisan felépített márkaélményként.

Éppen ezért a konferenciacsomag összeállítását érdemes ugyanazzal a gondossággal kezelni, mint magát a rendezvény szervezését.

Foglaljuk össze a legfontosabb szempontokat:
 

• Gondolkodj a résztvevők szemével.
• Készíts külön csomagokat a különböző célcsoportok számára.
• Olyan termékeket válassz, amelyeket a konferencia után is használni fognak.
• Figyelj az egységes arculatra és a részletekre.
• Adj valami személyes vagy váratlan meglepetést is.
• Segítsd a sales- és accountcsapat munkáját külön összeállított konferenciacsomaggal.
• Tekints a welcome packre a teljes márkaélmény részeként.

Egy jól megtervezett reklámajándék nemcsak emlékezetesebbé teszi az eseményt, hanem hozzájárul ahhoz is, hogy új üzleti kapcsolatok szülessenek, a meglévők pedig tovább erősödjenek. Akár kisebb szakmai rendezvényről, akár több száz fős partnerkonferenciáról van szó, a tudatosan összeállított csomag valódi értéket ad minden résztvevőnek.

Az AdGift Reklámajándék számos olyan terméket kínál, amelyekből könnyen összeállítható egy egységes, professzionális konferenciacsomag. A praktikus eszközöktől a prémium ajándékokig, valamint a kreatív szóró ajándékötletek megoldásaiig minden rendelkezésre áll ahhoz, hogy a következő rendezvényed ne csak jól szervezett, hanem igazán emlékezetes is legyen.

Gyakran Ismételt Kérdések

Mit érdemes egy konferencia welcome packba tenni?
A legfontosabb elemek közé tartozik a konferenciaprogram, névkitűző, jegyzetfüzet, toll, kulacs vagy termosz, valamint néhány praktikus kiegészítő, amely megkönnyíti a résztvevők napját.

Érdemes külön csomagot készíteni partnereknek és dolgozóknak?
Igen. A VIP partnerek, előadók és munkatársak eltérő igényekkel érkeznek, ezért személyre szabott konferenciacsomagokkal még professzionálisabb élmény alakítható ki.

Miért fontos az egységes arculat egy konferencián?
Az összehangolt vizuális megjelenés – a welcome packtől a nyakpántokon át a dolgozók öltözékéig – erősíti a márka hitelességét és emlékezetesebbé teszi a rendezvényt.

Milyen konferenciaajándékok maradnak használatban a legtovább?
A kulacsok, termoszok, prémium tollak, noteszek, technológiai kiegészítők és egyéb praktikus irodai eszközök azok, amelyeket a résztvevők a konferencia után is rendszeresen használnak.